Anmar
27/07/2004, 13:15
تعد عائلة Microsoft Office من أكثر البرامج الخدمية استخداماً على الإطلاق فهي تتألف من مجموعة برامج يقدم كل منها خدمة مميزة للمستخدم في مجال معين مثلاً يساعد Word على تحرير النصوص بينما يساعد Outlook على التعامل مع الرسائل إلكترونية وAccess للتعامل مع قواعد المعطيات بالإضافة إلى غيرها من البرامج المفيدة. سوف نتعرف على مجموعة من الإمكانات المفيدة في برنامج Word التي تسهل عمل المستخدم وتسرعه ولكنها غير معروفة بشكل كبير.
يوجد مجموعة من الأدوات التي تساعدنا على تسريع عملية كتابة الكلمات أو الجمل القصيرة مثلاً.
1- AutoText:
يمكن أن يساعدنا الـ Word في تسريع عملية كتابة الكلمات أو الجمل عن طريق استخدام النص التلقائي. حيث يتم تعريف بعض هذه الكلمات أو الجمل للـ Word والتي تستخدم بشكل كبير عند تحرير النصوص، فعندما نبدأ بكتابة إحدى هذه الكلمات يتنبه لوجود كلمة معرفة مسبقاً لديه تبدأ بنفس الحروف فيعطي إشارة لوجود هذه الكلمة وبالتالي إذا كانت هي الكلمة التي نريد كتابتها نقوم بضغط زر Enter فيقوم الـ Word بإكمال كتابة الجملة كاملة. وإلا إذا كنا نكتب كلمة تبدأ بحروف مشابه نقوم بضغط زر ESC.
يوجد لدى Word مجموعة من الكلمات والجمل المعرفة مسبقاً والتي تستخدم كثيراً من قبل معظم المستخدمين مثل التحية عند كتابة الرسائل أو الخاتمة (إلى من يهمه الأمر، إلى أبي وأمي الأعزاء، مع أصدق الأمنيات) وغيرها. كما يمكن للمستخدم إضافة أي كلمة أو جملة يريدها.
يمكن مشاهدة هذه الكلمات أو الجمل من قائمة إدراج Insert ثم نص تلقائي Auto Text. كما نستطيع تعريف كلمات أو جمل أخرى من القائمة نفسها ثم نختار الصفحة نص تلقائي ومن ثم نقوم بكتابتها في الحقل المخصص وإعطاء الأمر Add .
2- Replace Word.
عند كتابة وثيقة تختص بموضوع معين غالبا ما تتكرر كلمات تختص بالموضوع مثلاً إذا كنا نكتب وثيقة عن الانترنيت غالباً ما تتكرر مجموعة كلمات مثل البريد الإلكتروني أو العنوان أو غيرها .. لذلك يمكن الإشارة إلى كل كلمة برمز نكتفي بكتابته ويقوم الـ Word باستبدال هذا الرمز عند ظهوره بالكلمة الأصلية.
نستطيع تعريف هذه الكلمات من القائمة إدراج Insert ثم نص تلقائي AutoText ثم الخيار نص تلقائي AutoText. نختار الصفحة تصحيح تلقائي AutoCorrect ثم نكتب الكلمة مع الرمز الخاص بها .
إن الخصائص السابقة تساعدنا على تسريع كتابة جمل أو الكلمات المكررة أثناء تحرير ملفات نصية ولكن يوجد طريقة تساعدنا على تسريع عملية تحرير الملفات.
3- .Dot :
يوجد في Word ما يسمى بقوالب العمل أو Document template التي تساعدنا على تسريع العمل في حالة الحاجة إلى استمارات متكررة فقد نضطر أحياناً إلى تشكيل استمارة تستخدم أكثر من مرة ولكن بكل مرة مع معلومات مختلفة مثلاً في حالة عيادة طبية يحتاج الطبيب إلى ملئ استمارة خاصة بكل مريض فإن الشكل العام للاستمارة سيكون نفسه ولكن ستختلف المعلومات التي ستحويها الاستمارة.
• يوجد في وورد قوالب جاهزة كثيرة الاستخدام مثلاً يمكن إيجاد استمارات خاصة بالرسائل أو الفاكس واستمارات خاصة بالتقارير فإذا أردنا استخدام إحداها وليكن الفاكس مثلاً نستطيع الضغط على القائمة ملف File ثم New document Template ثم نختار القالب الذي نريده. نجد استمارة جاهزة تحوي الشكل العام للفاكس وفيها مجموعة من الحقول التي يجب ملئها. بعد الانتهاء من ملئ الوثيقة يتم حفظها كما تعودنا بالمكان الذي نريد وباللاحقة المعروفة للـ Word (doc) .
• يمكن التعديل على القالب الذي اخترناه وحفظ التعديلات بقالب آخر خاص بنا بحيث نستطيع إنشاء استمارات من هذا القالب فيما بعد، ولكن يتم حفظه باللاحقة DOT وضمن القوالب التابعة للـ Word.
• كما يمكن إنشاء قوالب جديدة نقوم ببناءها وتصميمها كما نريد، عن طريق إنشاء وثيقة جديدة عن طريق القائمة ملف File ثم جديد New نختار جديد من المستند الفارغ ولكن هذه المرة من النوع قالب وليس مستند عادي. نقوم بوضع ما نريد فيها وحفظها باللاحقة DOT.
ملاحظة: عند تصميم قالب يتم حفظه بلاحقة تسمى DOT أما الملفات العادية فهي ذو لاحقة DOC.
من المعروف عند كتابة الوثائق أن الوقت الأكبر يصرف على عملية تنسيق النص ليظهر بمظهر لائق ولكن يوجد ما يساعدنا على تسريع هذا العمل.
4- أداة نسخ التنسيق:
عند تحرير نص ما نهدر الكثير من الوقت في عملية تنسيق النص المكتوب مثل تغيير حجم الخط ولونه أو تغيير موقع الكلام أو طريقة الكتابة (بالمائل أو بخط عرض أو غيره) لذلك نستطيع تنسيق فقرة صغيرة ثم نسخ تنسيق هذه الفقرة وتطبيقها على فقرات أخرى في حال أردنا نفس التنسيق للفقرة الجديدة.
يوجد مجموعة من الأدوات التي تساعدنا على تسريع عملية كتابة الكلمات أو الجمل القصيرة مثلاً.
1- AutoText:
يمكن أن يساعدنا الـ Word في تسريع عملية كتابة الكلمات أو الجمل عن طريق استخدام النص التلقائي. حيث يتم تعريف بعض هذه الكلمات أو الجمل للـ Word والتي تستخدم بشكل كبير عند تحرير النصوص، فعندما نبدأ بكتابة إحدى هذه الكلمات يتنبه لوجود كلمة معرفة مسبقاً لديه تبدأ بنفس الحروف فيعطي إشارة لوجود هذه الكلمة وبالتالي إذا كانت هي الكلمة التي نريد كتابتها نقوم بضغط زر Enter فيقوم الـ Word بإكمال كتابة الجملة كاملة. وإلا إذا كنا نكتب كلمة تبدأ بحروف مشابه نقوم بضغط زر ESC.
يوجد لدى Word مجموعة من الكلمات والجمل المعرفة مسبقاً والتي تستخدم كثيراً من قبل معظم المستخدمين مثل التحية عند كتابة الرسائل أو الخاتمة (إلى من يهمه الأمر، إلى أبي وأمي الأعزاء، مع أصدق الأمنيات) وغيرها. كما يمكن للمستخدم إضافة أي كلمة أو جملة يريدها.
يمكن مشاهدة هذه الكلمات أو الجمل من قائمة إدراج Insert ثم نص تلقائي Auto Text. كما نستطيع تعريف كلمات أو جمل أخرى من القائمة نفسها ثم نختار الصفحة نص تلقائي ومن ثم نقوم بكتابتها في الحقل المخصص وإعطاء الأمر Add .
2- Replace Word.
عند كتابة وثيقة تختص بموضوع معين غالبا ما تتكرر كلمات تختص بالموضوع مثلاً إذا كنا نكتب وثيقة عن الانترنيت غالباً ما تتكرر مجموعة كلمات مثل البريد الإلكتروني أو العنوان أو غيرها .. لذلك يمكن الإشارة إلى كل كلمة برمز نكتفي بكتابته ويقوم الـ Word باستبدال هذا الرمز عند ظهوره بالكلمة الأصلية.
نستطيع تعريف هذه الكلمات من القائمة إدراج Insert ثم نص تلقائي AutoText ثم الخيار نص تلقائي AutoText. نختار الصفحة تصحيح تلقائي AutoCorrect ثم نكتب الكلمة مع الرمز الخاص بها .
إن الخصائص السابقة تساعدنا على تسريع كتابة جمل أو الكلمات المكررة أثناء تحرير ملفات نصية ولكن يوجد طريقة تساعدنا على تسريع عملية تحرير الملفات.
3- .Dot :
يوجد في Word ما يسمى بقوالب العمل أو Document template التي تساعدنا على تسريع العمل في حالة الحاجة إلى استمارات متكررة فقد نضطر أحياناً إلى تشكيل استمارة تستخدم أكثر من مرة ولكن بكل مرة مع معلومات مختلفة مثلاً في حالة عيادة طبية يحتاج الطبيب إلى ملئ استمارة خاصة بكل مريض فإن الشكل العام للاستمارة سيكون نفسه ولكن ستختلف المعلومات التي ستحويها الاستمارة.
• يوجد في وورد قوالب جاهزة كثيرة الاستخدام مثلاً يمكن إيجاد استمارات خاصة بالرسائل أو الفاكس واستمارات خاصة بالتقارير فإذا أردنا استخدام إحداها وليكن الفاكس مثلاً نستطيع الضغط على القائمة ملف File ثم New document Template ثم نختار القالب الذي نريده. نجد استمارة جاهزة تحوي الشكل العام للفاكس وفيها مجموعة من الحقول التي يجب ملئها. بعد الانتهاء من ملئ الوثيقة يتم حفظها كما تعودنا بالمكان الذي نريد وباللاحقة المعروفة للـ Word (doc) .
• يمكن التعديل على القالب الذي اخترناه وحفظ التعديلات بقالب آخر خاص بنا بحيث نستطيع إنشاء استمارات من هذا القالب فيما بعد، ولكن يتم حفظه باللاحقة DOT وضمن القوالب التابعة للـ Word.
• كما يمكن إنشاء قوالب جديدة نقوم ببناءها وتصميمها كما نريد، عن طريق إنشاء وثيقة جديدة عن طريق القائمة ملف File ثم جديد New نختار جديد من المستند الفارغ ولكن هذه المرة من النوع قالب وليس مستند عادي. نقوم بوضع ما نريد فيها وحفظها باللاحقة DOT.
ملاحظة: عند تصميم قالب يتم حفظه بلاحقة تسمى DOT أما الملفات العادية فهي ذو لاحقة DOC.
من المعروف عند كتابة الوثائق أن الوقت الأكبر يصرف على عملية تنسيق النص ليظهر بمظهر لائق ولكن يوجد ما يساعدنا على تسريع هذا العمل.
4- أداة نسخ التنسيق:
عند تحرير نص ما نهدر الكثير من الوقت في عملية تنسيق النص المكتوب مثل تغيير حجم الخط ولونه أو تغيير موقع الكلام أو طريقة الكتابة (بالمائل أو بخط عرض أو غيره) لذلك نستطيع تنسيق فقرة صغيرة ثم نسخ تنسيق هذه الفقرة وتطبيقها على فقرات أخرى في حال أردنا نفس التنسيق للفقرة الجديدة.